Eingeschränkte Zugangseröffnung nach § 3a VwVfG

Für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Werdohl geltende Regeln.

Nachstehend wird die Art und Weise beschrieben, wie Sie mit der Stadt Werdohl elektronisch per E-Mail kommunizieren können. Beachten Sie dabei bitte, dass diese Hinweise nur für die Kommunikation mit der Stadt Werdohl gilt und nicht für Angebote von Dritten, auf die möglicherweise verwiesen wird (z. B. andere Behörden).

Ausführungen zur Rechtslage

Die elektronische Kommunikation mit der Stadt Werdohl richtet sich für den Bereich der Verwaltungsverfahren nach §3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG).       
Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen sog. „Zugang“ eröffnet hat. Die Stadt Werdohl hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmen­bedingungen für die elektronische Kommunikation teilweise eröffnet.

Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit der elektronischen Zusendung

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter oder – nur bei technischen Fragen - mit der Abteilung Grundleistung / Technikunterstützte Informationsverarbeitung unter der Telefonnummer 917-237 in Verbindung.

E-Mail-Formate für die Zusendung an die Stadt Werdohl

Bitte verwenden Sie als Format für Ihre E-Mail ausschließlich „Nur Text“, und nur, falls erforderlich, „HTML“. Beachten Sie bitte, dass Microsoft-Programme (Outlook, Outlook Express, Exchange) oft standardmäßig falsche Einstellungen verwenden, was dazu führt, dass standardkonforme E-Mail-Programme Ihre E-Mail nicht lesen können.

Ausführliche Erläuterungen zur richtigen Einstellung Ihres Microsoft-E-Mail-Programms bietet Ihnen Microsoft auf http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;de;241538 in der Rubrik „So deaktivieren Sie TNEF“.

Keine förmliche Zustellung auf elektronischem Wege

In einem Verwaltungsverfahren, welches eine förmliche Zustellung erfordert, ist die elektronische Kommunikation zurzeit leider nicht möglich.

Städtische E-Mail-Adresse für rechtserhebliche elektronische Kommunikation

Bei den nachfolgenden Regelungen wird zwischen E-Mails mit und ohne rechtserheblichem Inhalt unterschieden.

Für die rechtserhebliche elektronische Kommunikation per E-Mail im Sinne des Verwaltungsverfahrensgesetzes hat die Stadt Werdohl eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet. Diese lautet:

post(at)werdohl.de

Bitte verwenden Sie ausschließlich diese E-Mail-Adresse für Verwaltungsverfahren gem. §3a VwVfG.

Weitere E-Mail-Adressen für elektronische Kommunikation ohne Rechtserheblichkeit

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Diese Mailadressen stellen keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang.

Bitte nutzen Sie diese Adressen nur für E-Mails des einfachen „Tagesgeschäftes“, die keine Rechtsverbindlichkeiten und Rechtsfolgen nach sich ziehen (sollen).

Sollten Sie auf diesem Wege Terminvereinbarungen einholen oder einfache, vielleicht sogar zeitgebundene, Erklärungen abgeben wollen, wird empfohlen, sich den Empfang bestätigen zu lassen.

Keine Unterstützung von Verschlüsselung

Die Stadt Werdohl kann aus verschiedenen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten E‑Mails entschlüsseln. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu konventionelle Versandwege (Briefpost o. ä.) zu verwenden.

Keine Unterstützung von Signaturen

Entsprechend §3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form“ ersetzt werden.

Leider kann die Stadt Werdohl zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einer Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen bis auf weiteres auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.

Zugelassene Dateiformate für Dateianhänge („Attachments“)

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate werden in Werdohl verarbeitet:

·                    Adobe Acrobat  (pdf)

·                    RichTextFormat (rtf)

·                    Microsoft Word 2010 und niedriger (docx, doc)

·                    Microsoft Excel 2010 und niedriger (xlsx, xls)

·                    Bilddateien (jpg, tif, bmp)

·                    Komprimierte Dateien (nur zip)

jeweils ohne Makros (diese Liste wird laufend aktualisiert). Für alle anderen Formate gilt: Ein rechtlicher Zugang Ihrer Erklärung erfolgt nicht, eine Rechtsverbindlichkeit entsteht nicht.

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail ggf. nicht bearbeitet werden.

Rückmeldung bei E-Mails, die nicht hier verarbeitet werden können

Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen können zur Folge haben, dass eine E-Mail von Ihnen eventuell nicht verarbeitet werden kann. In diesem Fall werden Sie - soweit möglich - darüber informiert.